Con deliberazione di Giunta comunale n. 476 del 31/05/1989 sono stati approvati i criteri, le tariffe di locazione e le modalità di concessione dell’uso degli spazi di Villa Ghirlanda Silva.
Considerato che sono passati più di venti anni dalla deliberazione citata, si ritiene opportuno fornire ulteriori linee-guida per aggiornare criteri e modalità di concessione d’uso delle sale e degli spazi esterni del complesso residenziale storico di Villa Ghirlanda Silva, sulla base delle più recenti esigenze e richieste.
Art. 1 AMBITO DI APPLICAZIONE
Premesso che il Comune di Cinisello Balsamo dispone di diversi immobili, per gli spazi interni ed esterni a Villa Ghirlanda Silva (tutelata come immobile di pregio fin dal 1909; in seguito ai sensi dell’ex legge 1.089 del 1939 e ora del D. lgs 42 del 2004 – Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio) si rende necessaria la definizione di linee-guida affinché l’uso temporaneo delle sale e del giardino, concesso a titolo oneroso secondo quanto stabilito nel tariffario approvato dalla Giunta Comunale, risponda alle diverse esigenze di fruibilità e valorizzazione, senza mettere a rischio la salvaguardia dei beni immobili e mobili del complesso residenziale
storico e nel rispetto dei vincoli strutturali e di sicurezza in particolar modo relativi alla prevenzione incendi.
La concessione dei locali siti al pianterreno e al primo piano della residenza, così come delle aree esterne (cortile d’onore e area del giardino storico adiacente alla facciata orientale della villa) è di insindacabile giudizio dell’Ente proprietario, che può negarne l’utilizzo per ragioni di ordine pubblico, sicurezza, tutela del patrimonio culturale e della salute, pubblico decoro.
Art. 2 CONCESSIONE d’USO
I locali e gli spazi elencati nel tariffario approvato dalla Giunta Comunale vengono concessi dal Comune di Cinisello Balsamo, attraverso il Settore Cultura, per:
a. CONVEGNI, SEMINARI, INCONTRI e RIUNIONI, PRESENTAZIONI; WORKSHOP, MEETING
b. CELEBRAZIONI c. RICEVIMENTI, BANCHETTI e CENE
d. MOSTRE ed ESPOSIZIONI TEMPORANEE
e. MANIFESTAZIONI ed INIZIATIVE PUBBLICHE
f. SPETTACOLI e CONCERTI
g. SHOOTING FOTOGRAFICI E VIDEO
Art. 3 DESTINAZIONE e MODALITA’ D’USO
In linea generale, le sale devono essere utilizzate dai soggetti concessionari in modo corretto e scrupoloso, onde evitare ogni possibile danno agli impianti, alle attrezzature, alle cose e all’ambiente in generale.
È fatto divieto di appendere quadri o pannelli alle pareti, come pure adottare qualsiasi intervento che in qualche modo alteri la monumentalità delle sale medesime e possa arrecare nocumento al patrimonio storico-artistico conservatovi.
a. CONVEGNI, SEMINARI, INCONTRI e RIUNIONI - Per l’organizzazione di convegni sono disponibili le Sale attrezzate degli Specchi (64 posti a sedere) e dei Paesaggi (99 posti). Nel caso in cui vi fossero particolari esigenze nella disposizione dei posti a sedere, sarà necessario farne opportuna richiesta al Servizio Cultura almeno 15 giorni prima della data dell’iniziativa. I locali dovranno essere restituiti nelle condizioni in cui sono stati consegnati e indicate nell’apposito verbale di consegna sottoscritto per accettazione dalle parti interessate, ripuliti e riordinati. Eventuali danni, o costi di pulizia, saranno addebitati al richiedente. Per lo stesso motivo non è consentito l’installazione di strumenti, apparecchiature e altri oggetti mobili che
possano danneggiare gli arredi, o minare la funzionalità e la sicurezza delle Sale.
b. CELEBRAZIONI - I matrimoni civili possono essere celebrati presso la Sala degli Specchi, negli orari stabiliti dall’Ufficio di Stato Civile previo versamento della quota stabilita secondo le tariffe vigenti. Si segnala che, per motivi di sicurezza, tale ambiente non può ospitare più di 100 persone e comunque con un sovraccarico accidentale non superiore a 200 kg/mq . E’ altresì possibile richiedere la celebrazione del rito civile presso la Sala del Lampadario, che può essere dotata di 30 sedie e può ospitare fino a 50 persone e comunque con un sovraccarico accidentale non superiore a 200 kg/mq .
Nel caso in cui si desideri organizzare un rinfresco dopo la celebrazione, fanno fede le regole elencate nell’articolo seguente. La sala per il rinfresco dovrà essere restituita completamente
libera, pulita e riordinata. Su richiesta è possibile disporre di musica, registrata o dal vivo, compatibilmente con le caratteristiche delle sale e dei livelli sonori ammessi per non arrecare danni alle stesse . Sarà cura degli sposi contattare direttamente il musicista e stabilire con lo stesso il compenso per la prestazione professionale. Si segnala, a questo proposito, che eventuali oneri S.I.A.E. sono a carico del richiedente. Il Comune di Cinisello Balsamo assicurerà la presenza di personale incaricato dell’assistenza durante lo svolgimento della cerimonia e dell’eventuale successivo rinfresco.
Le sale devono essere utilizzate dai soggetti concessionari in modo corretto e scrupoloso, onde evitare ogni possibile danno agli impianti, alle attrezzature, alle cose e all’ambiente in generale. È fatto divieto di appendere quadri o pannelli alle pareti, come pure di adottare qualsiasi intervento che in qualche modo alteri la monumentalità delle sale medesime e possa arrecare nocumento al patrimonio storico-artistico conservatovi.
c. RICEVIMENTI, BANCHETTI e CENE - Ferma restando la necessità di inoltrare domanda al Comune di Cinisello Balsamo almeno 15 giorni prima dell’iniziativa, la concessione degli spazi sarà preceduta dalla verifica che l’attività che s’intende svolgere non rechi danno al patrimonio concesso in uso e sarà subordinata al pagamento della quota di utilizzo secondo le tariffe vigenti. Per l’organizzazione di rinfreschi, cene, o servizi catering, è altresì richiesta apposita copertura assicurativa a carico del richiedente. Per motivi di sicurezza, in tutte le sale
è vietato fumare e l’uso di fiamme libere, mentre è possibile utilizzare piastre a induzione in alcuni ambienti, previa verifica del personale di servizio.
d. MOSTRE ed ESPOSIZIONI TEMPORANEE - Ferma restando la necessità di inoltrare
domanda al Comune di Cinisello Balsamo almeno 15 giorni prima dell’iniziativa - anche per verificare la disponibilità di pannelli, o di altri supporti espositivi - la concessione degli spazi sarà subordinata al pagamento della quota di locazione e alla consegna di una copia della quietanza assicurativa dei materiali che si intendono esporre.
Nel caso in cui il richiedente volesse proporre un evento espositivo al Comune di Cinisello Balsamo, o richiedere il patrocinio comunale, la domanda dovrà essere indirizzata all’Assessore alla Cultura e Identità, Eventi, e pervenire al Responsabile del Settore Cultura almeno 30 giorni prima della data in cui si intende inaugurare la mostra. In ogni caso, saranno a carico del richiedente o del proponente:
a) la quota di locazione secondo le vigenti tariffe;
b) il trasporto, l’allestimento e il disallestimento delle opere;
c) la copertura assicurativa per danni o furti alle opere;
d) l’affitto di eventuali ulteriori supporti, teche, o pannelli espositivi;
e) i costi derivanti da eventuali danni ad attrezzature o locali concessi in uso;
f) ogni altro onere derivante dall’organizzazione dell’evento.
La durata dell’evento espositivo potrà essere al massimo di 21 giorni, in aggiunta ai quali potranno essere concesse due giornate prima dell’inaugurazione, per l’allestimento, e due dopo, per il disallestimento.
Si ribadisce che è fatto divieto di appendere quadri o pannelli alle pareti, come pure di adottare qualsiasi intervento che in qualche modo alteri la monumentalità delle sale medesime e possa arrecare nocumento al patrimonio storico-artistico conservatovi.
f. SPETTACOLI e CONCERTI - Ferma restando la necessità di inoltrare domanda al Comune di Cinisello Balsamo almeno 15 giorni prima dell’iniziativa, la concessione degli spazi sarà preceduta dalla verifica che l’attività che s’intende svolgere non rechi danno fisico al patrimonio concesso in uso e non pregiudichi l’integrità morale, politica o culturale del Soggetto possessore. Nel caso in cui il richiedente volesse proporre un evento al Comune di Cinisello Balsamo, o richiedere il patrocinio comunale, la domanda dovrà essere indirizzata all’Assessore alla Cultura e Identità, Eventi, e pervenire al Responsabile del Settore Cultura
almeno 30 giorni prima dell’iniziativa, per poter fare le dovute valutazioni. In ogni caso, saranno a carico del richiedente o del proponente:
1. la quota di locazione secondo le vigenti tariffe;
2. eventuale presentazione, a richiesta della proprietà, di relazione sottoscritta da un tecnico abilitato e competente in acustica ai sensi della normativa di riferimento, contenente l’impatto acustico, la dimostrazione della compatibilità dell’evento con le caratteristiche della struttura, i livelli sonori previsti, ecc.
3. l’allestimento e il disallestimento della strumentazione, service, scenografia;
4. l’affitto di eventuale strumentazione accessoria o service;
5. l’espletamento, se necessario, di tutti gli obblighi S.I.A.E.;
6. i costi derivanti da eventuali danni ad attrezzature o locali concessi in uso;
7. ogni altro onere derivante dall’organizzazione dell’evento.
g. SHOOTING FOTOGRAFICI E VIDEO - Ferma restando la necessità di inoltrare domanda al Comune di Cinisello Balsamo almeno 30 giorni prima delle riprese, la concessione degli spazi sarà preceduta dalla verifica che l’attività che s’intende svolgere non rechi alcun danno fisico al patrimonio concesso in uso e non pregiudichi l’integrità morale, politica o culturale del Soggetto possessore.
In ogni caso, il richiedente sarà tenuto a:
1. versare la quota di locazione stabilita, secondo le vigenti tariffe;
2. provvedere all’allestimento e al disallestimento dell’eventuale scenografia a sue spese;
3. inviare copia delle riprese riportate su supporto multimediale, anche per le parti non utilizzate nel prodotto finale, al Comune di Cinisello Balsamo (cfr. art. 109 Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 "Codice dei beni culturali e del paesaggio);
4. munirsi di licenze ed autorizzazioni/S.C.I.A necessarie allo svolgimento delle attività, compresi gli adempimenti SIAE se previsti;
5. restituire gli spazi avuti in uso temporaneo nelle medesime condizioni di stato, ordine e pulizia in cui sono stati consegnati, con particolare riferimento allo sgombero d’eventuali rifiuti;
6. inserire il riferimento al Comune di Cinisello Balsamo e consegnare copia dei materiali realizzati nel caso di riprese foto-cinematografiche con sottoscrizione di apposita liberatoria per l’uso non commerciale delle stesse;
7. garantire il rispetto della normativa vigente in materia di pubblica sicurezza, di inquinamento acustico e luminoso, di tutela dei beni culturali.
Art. 4 CAPIENZA
Non è ammessa nelle Sale la presenza di persone in numero superiore a quello consentito dalle caratteristiche dei locali, quali risultano dai provvedimenti rilasciati dagli Organi Competenti. Per ragioni di sicurezza i numeri limite sono i seguenti:
Salottino delle Belle 40 posti e comunque con un sovraccarico accidentale non superiore a 200 kg/mq
Sala degli Specchi 100 posti (64 a sedere) e comunque con un sovraccarico accidentale non superiore a 200 kg/mq
Sala del Lampadario 50 posti (30 a sedere) e comunque con un sovraccarico accidentale non superiore a 200 kg/mq
Sale delle Quadrerie 30 posti per sala (in totale 100) e comunque con un sovraccarico accidentale non superiore a 200 kg/mq
Sala dei Paesaggi 120 posti (99 a sedere)
Art. 5 RICHIESTE D’USO e OBBLIGHI
La domanda, indirizzata al Comune di Cinisello Balsamo, compilata su apposito modulo scaricabile dal sito internet comunale, deve pervenire al Settore Cultura almeno 15 giorni prima dell’iniziativa per la necessaria programmazione e per la verifica, da parte dell’Amministrazione Comunale, del possesso dei requisiti necessari all’esercizio delle attività per le quali si richiede l’utilizzo. La concessione degli spazi sarà subordinata al pagamento della quota di locazione, in forma anticipata, secondo le vigenti tariffe.
Gli spazi non sono concessi in occasione delle festività nazionali (religiose e laiche) e della festa patronale (7 dicembre). Il firmatario utilizzatore delle sale deve assumersi la responsabilità relativa all’organizzazione ed allo svolgimento della manifestazione, nonché all’incolumità dei partecipanti, il cui numero non potrà superare il limite fissato nei collaudi e nelle norme di sicurezza interne, come indicato per ogni sala nel provvedimento della Giunta comunale, nonchè le disposizioni normative in materia di beni culturali e del paesaggio. L’uso degli spazi è in ogni caso concesso a terzi senza responsabilità per l’Amministrazione Comunale, che si riserva il diritto di verificare che siano rispettati i divieti di fumo all’interno delle sale e di fare uso di fiamme libere e materiale altamente infiammabile, sia all’interno che all’esterno della villa. Il concessionario dovrà altresì rispettare i divieti avanzati dal Comando
dei Vigili del Fuoco e dalla competente Soprintendenza Belle Arti e Paesaggio riguardanti la possibilità di utilizzare alcune sale per cucinare o riscaldare vivande.
E’ infine vietato utilizzare – anche parzialmente o temporaneamente - le sale e le relative attrezzature per finalità diverse da quelle per le quali è stata accordata la concessione.
Per svolgervi qualsiasi attività che non sia conforme alla concessione medesima è pertanto obbligatorio richiedere l’autorizzazione dell’Amministrazione Comunale. I concessionari si intenderanno espressamente obbligati ad osservare e a far osservare le norme delle presenti linee guida, nonché tutte le altre inerenti disposizioni e prescrizioni che l’Amministrazione Comunale ritenesse di emanare in ordine alla concessione.
Art. 6 RESPONSABILITA’
Le sale e gli spazi esterni concessi in uso devono essere fruiti con la massima diligenza e cura in particolare degli arredi, degli elementi e manufatti fissi e infissi, della pavimentazione e degli impianti presenti. Il richiedente deve altresì garantire, sotto la propria responsabilità, il rispetto delle norme di sicurezza e del divieto di accesso ad aree e locali per i quali non si è ricevuta l’autorizzazione. Deve infine impegnarsi a comunicare tempestivamente al responsabile dell’ufficio competente eventuali inconvenienti riscontrati, o danni arrecati
involontariamente alla struttura, agli arredi e agli apparati decorativi dell’immobile e del giardino storico.
Il Comune di Cinisello Balsamo, Servizio Cultura, si riserva in ogni momento la facoltà di operare controlli a mezzo di propri incaricati per verificare il rispetto delle normative di legge e delle vigenti disposizioni in materia previdenziale e assicurativa.
Qualora il concessionario si avvalga, nello svolgimento dell’evento, dell’opera di terzi è necessario che la stessa società sia in possesso di una Polizza RCT/O che garantisca un’adeguata copertura assicurativa contro i rischi di Responsabilità Civile verso Terzi (RCT), per danni arrecati a terzi (tra cui il Comune di Cinisello Balsamo) e a garanzia dei rischi connessi o derivanti dall’espletamento dell’attività svolta o dall’erogazione dei servizi previsti durante l’evento, comprese tutte le operazioni accessorie e complementari, nessuna esclusa né eccettuata. Tale copertura (RCT) dovrà obbligatoriamente comprendere i danni alla struttura e avere un massimale di garanzia non inferiore a euro 1.000.000,00 (unmilione/00 di euro) per sinistro (tale ammontare si rende necessario in relazione alla capienza massima delle sale prevista dal regolamento).
Art. 7 DISPOSIZIONI FINALI
La richiesta d’uso dei locali e degli spazi di proprietà comunale presuppone l’accettazione delle linee-guida elencate negli articoli precedenti. In caso di mancata osservanza delle clausole sopra indicate, fatta salva ogni altra azione comunale, anche per risarcimento danni, interverrà la decadenza della concessione, con risoluzione immediata del rapporto, per colpa del concessionario, senza che questi nulla abbia ad eccepire o pretendere, anche per una sola delle seguenti cause:
a) uso in contrasto con la concessione o in difformità della stessa
b) inosservanza delle norme del presente regolamento, ritenute gravi a giudizio discrezionale dell’Amministrazione.
Nessun indennizzo, neppure a titolo di rimborso spese, spetterà al concessionario in caso di decadenza della concessione. A discrezione dell’Amministrazione Comunale, sarà richiesto un deposito, sotto forma di cauzione o mediante assegno bancario, di euro 1.000,00 per evento/giornata. La cauzione verrà restituita al concessionario una volta effettuati i controlli al termine dell’utilizzo delle sale ed accertata l’integrità dei locali e dei relativi contenuti.
Eventuali danni arrecati all’immobile o alle attrezzature saranno addebitati al richiedente, o detratti dalla cauzione depositata.
